Ce que vous devez savoir.
Élément incontournable de l’activité d’une entreprise, le photocopieur professionnel est un matériel stratégique dont l’indisponibilité en cas de panne nuit à la productivité des collaborateurs.
Pour votre confort de lecture et la fluidité de notre article, nous emploierons indifféremment les termes copieurs, photocopieurs et imprimantes puisque les problématiques d’achat et de location se posent de la même manière pour chacun de ces périphériques. Et si vous souhaitez devenir incollable sur les termes du secteur des systèmes d'impression, vous pourrez lire les autres articles du blog ...
Mais revenons à notre article et commençons notre comparatif…
Comment choisir entre achat et location de photocopieurs ?
Quels conseils pouvez vous avoir avec notre Groupe TBI56?
Quels sont les avantages et inconvénients de la location et de l’achat d'un copieur ?
Qui peut m’aider à choisir mon imprimante ?
Avant tout, faites appel à un revendeur professionnel =) TBI
Une erreur souvent commise est de vouloir se passer de cet intermédiaire en traitant directement avec le fournisseur ''fabriquant''. C’est une option peu judicieuse puisque seul un distributeur professionnel multi-marques peut :
Comprendre l’ensemble de vos besoins et contraintes et donc vous guider parmi la très grande diversité des équipements devenus hautement technologiques
Conseiller en toute impartialité donc vous guider parmi les différentes marques et modèles disponibles en fonction de vos besoins (noir et blanc, formats spécifiques…) Cela tombe bien, Brother, HP, Canon, Lexmark, Epson, Konica Develop, Sharp sont au catalogue de TBI !
Obtenir des réductions conséquentes auprès des constructeurs en raison des volumes achetés et des contrats passés avec ceux-ci
En faisant appel à TBI56, le contrat de maintenance du copieur sera évidemment conclu avec nous !
Si vous avez le projet de refondre votre gestion documentaire, vous pouvez aussi envisager de nous confier cette autre prestation...
Achat ou location d’une imprimante?
Afin d’équiper leur entreprise d’une imprimante professionnelle, nombreux sont les dirigeants à se poser la question épineuse de l’achat ou de la location.
Ces deux options comportent chacune des avantages et des inconvénients listés ci-dessous.
Achat d’une imprimante, d’un photocopieur :
Avantages
Coût généralement inférieur à celui de la location. Cette solution est économique à la condition de ne pas tirer sur la corde et d’accepter la nécessité de renouveler son matériel tous les 3 à 4 ans (cycle d’utilisation optimal d’un copieur)
L’entreprise dispose d’un équipement neuf, couvert par une garantie d’un ou deux ans, ce qui limite fortement le risque de panne donc d’interruption d’activité de l’entreprise. Il faut ajouter à cette garantie une extension pour couvrir les 5 ans...
Inconvénients
L’achat représente une sortie de trésorerie conséquente, difficile à supporter pour la plupart des entreprises.
La maintenance de l’imprimante doit être prévue et intégrée au budget global d’achat. En outre, une extension de garantie est différent d’un contrat de maintenance: attente à la hotline, beaucoup d’opérations à faire soi-même…
La durée de vie d’une imprimante professionnelle est de 3 à 5 ans, l’amortissement doit donc être calculé sur cette durée limitée.
Au delà de 3 ans les pannes se multiplient ce qui peut perturber l’activité de l’entreprise voire engendrer des ruptures dans l’activité des collaborateurs.
Choisir son imprimante est d’autant plus complexe qu’aucun échange n’est possible si l’imprimante ne correspond finalement pas aux besoins de l’entreprise. Le manque de souplesse est un gros inconvénient de l’achat.
Ne remplacer son imprimante professionnelle qu’au bout d’une durée X d’investissement c’est enfin se priver de la possibilité de profiter des innovations technologiques fréquentes qui améliorent le confort des utilisateurs, offrent de nouvelles fonctionnalités et in fine augmentent la productivité des collaborateurs.
Location d’une imprimante, d’un photocopieur
La location d’un photocopieur professionnel est l’option retenue par 95% des entreprises françaises.
Avantages :
Si le budget global pour une location est supérieur à celui d’un achat, la location présente l’avantage de constituer une charge d’exploitation déductible directement enregistrée dans le compte de résultat de l’entreprise. La location d’un copieur diminue donc l’impôt sur les sociétés reversé par l’entreprise, mais aussi l’assiette de calcul de la taxe professionnelle.
La location de copieur n’impacte pas la trésorerie en évitant une sortie importante, les coûts sont lissés sur la durée du contrat.
L’entreprise choisissant la location maîtrise son budget puisque le contrat de location de photocopieur comprend la mise à disposition de matériel mais aussi la maintenance. Un échéancier de factures évite les mauvaises surprises des dépenses imprévues.
La location d’une imprimante comprend nécessairement un contrat de maintenance qui permet une intervention rapide sur toute panne, la disponibilité de pièces de rechange donc sécurise le fonctionnement des appareils et prévient toute rupture dans l’activité de l’entreprise.
Le choix de l’imprimante est sans risque : il est toujours possible de changer de matériel en cours de contrat.
Le marché des copieurs évoluant rapidement : opter pour la location offre la possibilité de renouveler au cours du contrat son périphérique pour profiter de fonctionnalitées nouvelles.
garantit la continuité de l’activité
Inconvénients
Louer est une formule plus coûteuse que l’achat d’une imprimante, en moyenne ce surcoût représente 7 % sur la facture...
Attention aux contrats abusifs ! Chez TBI56, nous vous garantissons une parfaite transparence...
Conclusion
La location ou l’achat de copieur est un problème épineux sur lequel seul un expert pourra vous conseiller. La souplesse, la maîtrise du budget et la possibilité de bénéficier des technologies récentes sont avec l’intérêt fiscal, les grands atouts de la location. A l’inverse le coût généralement inférieur, ainsi que l’indépendance financière sont les arguments en faveur de l’achat d’un photocopieur.
Nos conseils pour obtenir le meilleur contrat possible? Rencontrons nous !
Attention à la durée du contrat : ajustez vos mensualités afin de limiter le cout mensuel du contrat. Un contrat plus long est souvent un contrat moins onéreux...
Encore indécis? Posez nous vos questions et réfléchissons ensemble à la meilleure solution 😉